Должностные инструкции администратора и его обязанности. Должностная инструкция администратора Должностная инструкция администратора спортивного учреждения

Любая профессия является по-своему интересной, сложной, со своими особенностями. Престижная, перспективная профессия - администратор гостиницы. Любого посетителя гостиницы встречает, прежде всего, администратор. По внешнему виду администратора, впечатлению от беседы с ним, складывается первое впечатление о гостинице и ее сотрудниках.

Создать представление о гостинице - это ответственная задача для администратора. Впечатление, конечно, должно быть только положительным. Безусловно, он должен быть исполнительным, неукоснительно выполнять обязанности администратора. Желательно, чтобы у него был еще один аспект, скорее врожденный - харизма. Администратор должен уметь представить самого себя и гостиницу с очень хорошей стороны и оставить хорошее впечатление.

В большой гостинице может быть не один администратор, обычно на смену заступают несколько человек, ведь на ресепшене всегда должен обязательно находиться хотя бы один сотрудник. По работе администратора, проживающие в гостинице, могут судить о классе и ее респектабельности, поэтому владельцы ответственно подходят к выбору соискателя на вакансию. Особенно тщательный отбор проводится при наличии в гостинице номеров премиум-класса.

Основные функции администратора, по своей сути, представительские. Ранее на постоялых дворах тоже были своего рода администраторы - их функции обычно выполнял хозяин. Он принимал приезжих, устанавливал свои порядки на постоялом дворе и контролировал их выполнение.

Должность администратора требуется в гостиницах, на базах отдыха, в гостевых домах и т.д. Они особенно нужны в городах- курортах, в которых одновременно отдыхает большая масса людей.

Сфера туризма постоянно активно расширяется, появляются все новые гостиницы, мини - отели, хостелы.

Требования к администратору

Администратор должен быть человеком образованным, внимательным, вежливым и отзывчивым. Он должен быть устойчивым к стрессам и справедливым, когда разбирается с конфликтными ситуациями. Обязательно нужно быть отличным психологом, находить подход к каждому клиенту, уметь внимательно слушать и помогать, если потребуется.

Расти по карьерной лестнице, могут только люди уравновешенные, ответственные, умеющие быстро реагировать в трудной ситуации. Они должны уметь быстро обрабатывать большой объем полученной информации. Коммуникабельность, ответственность — основные критерии администратора.

В своем резюме соискатель должен указывать опыт работы на подобной должности в гостинице, отеле. Он должен быть, согласно должностной инструкции, не менее двух лет. Желательно предоставление рекомендации с предыдущего места работы.

В идеале он должен иметь следующие качества:

общительность. Он сможет быстро и легко устанавливать контакт с постояльцами, отвечать на возникающие вопросы в его компетенции;
речь должна быть правильной. Дефекты дикции, чересчур быстрое произношение негативно сказываются на передаче требуемой информации;
сообразительность. В некоторых ситуациях требуются принять решение очень быстро и обязательно только верное. При этом оно обязательно должно быть справедливым в конфликтной ситуации;
неукоснительно выполнять все свои обязанности. Со всей ответственностью относиться к ведению документооборота, первичной бухгалтерии;
умение улаживать конфликты. Способность адекватно воспринимать любую ситуацию. Навык вежливого общения, помогает сглаживать возникшие недоразумения. Клиент в любой ситуации должен оставаться довольным, а бюджет не должен пострадать;
готовность временно совмещать предлагаемую и иную должность, к работе сверхурочно (в случае не нарушении со стороны руководителя норм Трудового Кодекса).
знание иностранного языка на разговорном уровне (чаще всего английского). Это важно при разговоре с иностранцами и повышает звездность гостиницы;
уметь пользоваться компьютером;
быть знакомым с делопроизводством;
иметь навыки грамотных телефонных переговоров, уметь коротко и четко отвечать на поставленные вопросы;
иметь среднее или высшее специальное образование, пройти специальное обучение в школе отельного бизнеса, закончить курсы для администраторов гостиницы.

В составе гостиницы администратор является специалистом среднего руководящего звена.

Вне зависимости от сложной ситуации, возможного конфликта, администратор всегда должен быть спокойным, непринужденным, веселым и главное - всегда оставаться доброжелательным и справедливым. Умение общаться - важное качество администратора.

Согласно должностной инструкции основные функциональные обязанности администратора следующие:

осуществлять координацию в работе гостиницы, общий контроль, руководствуясь правилами гостиничного комплекса и законодательством.

Он обязан знать документальную базу:

нормативные документы и трудовое законодательство;
иметь базовые знания в управления;
четко знать свои обязанности, права, распоряжения руководителя и их выполнять;
принципы ведения гостиничного бизнеса;
осуществлять непосредственно функции:
контролировать и принимать непосредственное участие в хозяйственной деятельности гостиницы. Он должен вести наблюдение за рациональным использованием финансовых средств, не допускать необоснованных трат. В рамках своей компетенции и квалификации, вести отчетную деятельность о затратах;
систематизировать заявки по бронированию номеров;
общаться с постояльцами, учитывать их пожелания и замечания;
всячески способствовать комфортному пребыванию гостей;
осуществлять постоянный контроль за состоянием и готовностью к сдаче к заселению номеров (смена белья, уборка, опрятный вид помещений);
принимать участие в покупке мебели, оборудования и других принадлежностей для номеров с учетом их статуса;
осуществлять контроль за целостностью гостиничной собственности, имеющей материальную ценность;
осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности;
предоставлять информацию о работе гостиницы. Необходимо информировать клиентов об оказываемых услугах: о наличии свободных номеров, о предоставляемых услугах и их стоимости;
принимать заявки, контролировать их выполнение подчиненными сотрудниками;
консультировать постояльцев по правилам проживания, давать ответы на возникающие вопросы, принимать заявки на услуги, реагировать на замечания.

При обращении по телефону, важно указывать не только адрес гостиницы, но и как лучше до нее добраться. Рассказывать постояльцам о наиболее интересных памятных местах, культурных учреждениях, которые желательно посетить туристам:

контролировать соблюдение персоналом своих обязанностей по выполнению правил внутреннего распорядка. Работу весь персонал должен выполнять со всей ответственностью;
урегулировать конфликтные ситуации, касающихся уровня обслуживания. Принимать жалобы постояльцев, оперативно принимать меры для устранения недостатков. В каждом номере есть телефон и клиент всегда может связаться с администратором и сообщить о своих потребностях;
вносить предложения по улучшению обслуживания постояльцев;
координировать работу персонала гостиницы;
ответственность за слаженность действий в работе всего персонала;
бронировать номера в гостинице;
регистрировать, размещать гостей в гостинице, выдавать ключи от комнат;
работать с документацией и корреспонденцией;
производить расчеты с постояльцами, подготавливать отчетную документацию;
осуществлять контроль за проживанием и соблюдением правил;

Права администратора

Среди полномочий работника основные:

ознакомление с решениями руководства по обслуживанию постояльцев;
сообщение руководству о возникающих проблемах при общении с посетителями, о выявленных недоработках, внесение конкретных предложений, их устранения;
внесение рекомендаций по улучшению обслуживания и оказанию услуг;
выдача различных указаний подчиненным сотрудникам;
осуществление контроля за работой персонала при выполнении их прямых обязанностей в обслуживании посетителей;
конструктивное взаимодействие с руководителем для нормального выполнения своих функций.

Управляющий гостиницы может предложенный список увеличить или сократить. При этом в структуре обязательно должно указываться место, занимаемое администратором и его контакты для решения экстренных или сложных вопросов.

Ответственность администратора

Чаще всего администратор отвечает за следующее:

не соблюдение своих обязанностей, согласно должностной инструкции;
превышение своих полномочий;
умышленное причинение материального ущерба.

За нарушение предусматривается наказание в виде лишения материального и других видов поощрения, возможно увольнение. Поощрения могут быть в виде выплаты премий, оплаты телефонной связи, различных абонементов. Может предусматриваться система штрафов за повторные мелкие нарушения. Каждый проступок должен рассматриваться индивидуально и не должно нарушаться законодательство. Обычно за сотрудником остается право принимать от посетителей чаевые.

Чем руководствуется администратор

В своей работе администратор руководствуется:

уставом гостиницы;
правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в предписании организации;
приказами, распоряжениями руководителя;
должностной инструкцией администратора;
общими правилами делового этикета;
действующей в отеле трудовой дисциплины.

При приеме на работу, он обязательно должен быть ознакомлен со всеми действующими внутренними положениями и инструкциями данного отеля и подтвердить свое ознакомление подписью.

Должностная инструкция администратора

К главным функциям должностной инструкции:

структура производственных действий;
регулировка деятельности администратора.

С ее помощью, руководитель доносит свои критерии, требования, функциональные обязанности должности.

Она регламентирует права, требования, обязанности администратора. Он необходим для оценки трудовой деятельности, повышения квалификации, принятия решение о дальнейшем повышении работника. Основная цель должностной инструкции - грамотное управление персоналом.

Важно не только ознакомиться с инструкцией, но добросовестно и ответственно ее выполнять.

Должностная инструкция должна содержать:

название гостиницы, кто утверждал и когда, документ (указывается в верхней части документа);

В разделе «Общие положения» предоставляется информация:

указывается категория, к которой относится сотрудник. Администратор является специалистом;
кто назначает и освобождает от должности. Директор гостиницы на основании приказа;
лицо, которое может быть назначено на должность;
документы для руководства;
правила и информация, которой необходимо владеть.
требования к образованию.
в разделе «Должностные обязанности» приводятся обязанности по руководству персоналом, указываются действия, которые необходимо выполнять в обязательном порядке;
в разделе «Права» обозначены права в деятельности;
в разделе «Оценка работы и ответственности» указывается, как проводится оценка деятельности, ответственность за не выполнение требований инструкции на его должности;
в разделе «Связи по должности» указывается, кому подчиняется администратор, с кем решает возникающие важные вопросы;

В конце инструкции указывается:

наименование должности руководителя;
личная подпись руководителя (с расшифровкой);
виза работника, ознакомленного с инструкцией;
визы работников, согласовывающих документ.

Разрабатывает инструкцию руководитель подразделения, который обязан согласовать ее с юристом, начальником отдела кадров, руководителем по охране труда. После внесения уточнения, поправок, дополнений, необходимых подписей, документ должен быть утвержден руководителем гостиницы.

Заработная плата администратора

Заработная плата администратора зависит, прежде всего, от региона, в котором находится гостиница, от ее престижности и качества предоставляемого клиентам сервиса. Заработная плата конкретного сотрудника определяется уровнем его личного профессионализма, качества его работы и количества отработанного времени за конкретный месяц. В среднем стране, она составляет сейчас примерно около 30 тысяч рублей.

Во многих гостиницах предусмотрены различные доплаты в виде премий, поощрительных бонусов, предоставления бесплатных полезных услуг, например, оплаты питания, услуг телефонии, выдаются абонементы для посещения спортзалов и культурных мероприятий.

Как и в любом другом бизнесе, чем лучше проявляет себя сотрудник тем, выше его персональная заработная плата, но все же определяющим моментом в этой отрасли является уровень «звезд» отеля и общий уровень сервиса данной гостиничной сети.

Заключение

Администратор гостиницы - профессия популярная особенно при все возрастающей массе туристов. Он требуется в гостинице, отеле, хостеле, на базе отдыха, встречает гостей, переступивших порог гостиницы. От него зависит комфортное проживание. Специальность администратора ответственная, довольно сложная, но интересная и увлекательная. Можно общаться с очень многими интересными людьми разных стран.

Администратору должны быть присущие профессии особенности - наличие харизмы, врожденной черты, и быть всегда не заметным для посетителей. При действительно добросовестном исполнении своих обязанностей, согласно должностной инструкции, не будет жалоб, не довольствия у проживающих в гостинице.

Если администратор поддерживает комфорт и порядок в гостинице, координирует всю работу, а гостям рассказывает о предоставляемых услугах, достопримечательностях в окрестностях, тогда они будут довольны. Если он всегда доброжелательный и веселый, общительный, то и у постояльцев будет хорошее настроение. Многим из них захочется еще раз обязательно посетить запомнившиеся достопримечательности и остановиться в гостинице с приветливым персоналом.

Для дополнительного ознакомления с профессиональными обязанностями администраторов гостиниц можно посмотреть видео, там также приведены основные нормативно-правовые акты, которыми должен руководствоваться администратор на своем рабочем месте.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ТИПОВАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АДМИНИСТРАТОРА

ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ПРОГРАММ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

г. Владивосток

1 Общие положения

3.3. Составляет график учебного процесса и на его основе – расписание учебных занятий, промежуточной и итоговой аттестации студентов;

3.4. Планирует и распределяет учебную нагрузку преподавателей программ среднего профессионального образования;

3.5. Осуществляет контроль за проведением учебных занятий, лабораторных и практических работ , экзаменов, консультаций, курсового и дипломного проектирования;

3.6. Фиксирует отклонения в выполнении учебной нагрузки с целью урегулирования расписания занятий , недопущения расхождения с ФГОС;

3.7. Ведёт ежемесячный учёт выполненных часов педагогической нагрузки;

3.8. Контролирует качество, достоверность и полноту ведения учебно-учетной документации: журналов учебных занятий, экзаменационных ведомостей , зачётных книжек студентов и др.;

3.9. Проводит мониторинг успеваемости и посещаемости студентами учебных занятий, анализирует и представляет руководству филиала сведения о причинах академической задолженности студентов;

3.10. Контролирует качество и результативность выполнения планов работы и функциональных обязанностей преподавателями и сотрудниками СПО, соблюдение ими Устава ДВФУ, Правил внутреннего трудового распорядка, регламентов и инструкций;

3.11. Проводит работу по обеспечению и сохранности бланков документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации, а также формами и бланками учебно-учетной документации;

3.12. Консультирует студентов по вопросам организации учебного процесса;

3.13. Контролирует организацию учебных и производственных практик студентов;

3.14. Участвует в комплектовании учебных групп;

3.15. Ведёт нормативное сопровождение движения контингента студентов (готовит проекты приказов о переводе с курса на курс, о предоставлении академических отпусков, о переводе на индивидуальный график обучения, о направлении на практику, на отчисление студентов, на допуск к итоговой государственной аттестации и др.);

3.16. Участвует в работе стипендиальной комиссии, готовит проекты приказов о назначении студентам государственной академической и социальной стипендии;

3.17. Ведёт учёт студентов, относящихся к категории детей-сирот, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, контролирует вопросы выплат им материального обеспечения;

3.18. Заполняет академические справки студентов;

3.19. Контролирует вопросы участия студентов среднего профессионального образования в Едином государственном экзамене;

3.20. Ведёт весь документооборот по программам среднего профессионального образования, своевременно готовит полную и достоверную отчётность по направлениям своей профессиональной деятельности и представляет её в вышестоящие организации.

3.21. Участвует в организации профориентационной работы и приёме на программы среднего профессионального образования;

3.22. Ведёт установленную номенклатуру дел;

3.23. Участвует в подготовке документов и материалов к проведению процедур лицензирования и аккредитации программ среднего профессионального образования;

3.24. Обеспечивает соответствие своих действий общепризнанным принципам морали, этики и делового поведения.

3.25. Профессионально совершенствуется сам и отвечает за профессиональную подготовку подчиненных сотрудников с целью улучшения качества методического обеспечения основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования и непосредственного процесса преподавания.

4 Права

Администратор ОП СПО для выполнения возложенных на него функциональных обязанностей имеет право:

4.1. Требовать от преподавателей программ среднего профессионального образования выполнения своих функциональных обязанностей, от студентов - соблюдения правил внутреннего распорядка;

4.2. Получать от преподавателей и структурных подразделений, участвующих в реализации программ среднего профессионального образования, сведения, документы и материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию администратора, передавать им соответствующую информацию;

4.3. Вносить в установленном порядке предложения о назначении, перемещении и увольнении сотрудников, находящихся в его подчинении, наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших должностной проступок, а также о поощрении сотрудников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей;

4.4. Вносить руководству предложения по улучшению организации учебного процесса;

4.5. Участвовать в обсуждении и принятии решений по вопросам функционирования программ среднего профессионального образования, оценке результативности деятельности преподавателей и сотрудников;

4.6. Самостоятельно корректировать расписание занятий в связи с производственной необходимостью;

4.7. Требовать в установленном порядке от преподавателей соблюдения расписания учебных занятий, режима учебного процесса, качественного ведения журналов учебных занятий;

4.8. Вносить предложения по распределению педагогической нагрузки преподавателей;

4.9. Повышать свою квалификацию в образовательных учреждениях дополнительного образования и высших учебных заведениях, стажировки.

5 Ответственность

Администратор ОП СПО несёт ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством РФ;

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ;

5.4. За несанкционированное разглашение сведений, носящих конфиденциальный характер, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством РФ - в пределах, определенных законодательством РФ;

5.5. За невыполнение приказов, распоряжений и поручений проректора по учебной и воспитательной работе, ректора ДВФУ - в пределах, определенных законодательством РФ;

5.6. За невыполнение СМК, несоблюдение трудовой дисциплины, правил охраны труда и техники безопасности - в пределах, определенных законодательством РФ.

6 Функциональные связи

Администратор ОП СПО в процессе своей деятельности взаимодействует:

6.1. По вопросам планирования и организации учебного процесса по программам СПО:

С администрацией филиала;

С преподавателями программ СПО.

6.2. По вопросам назначения студентам стипендий, социальной защите студентов, вопросам оплаты за обучение студентов, обучающихся на компенсационной основе:

С отделом развития СПО Департамента довузовского образования и организации набора студентов;

С Договорным департаментом;

С Департаментом молодежной политики;

6.3. По вопросам посещаемости, успеваемости студентов:

С родителями студентов.

Порядок передачи информации определяется общими правилами делопроизводства, принятыми в ДВФУ.

Директор Департамента

довузовского образования

и организации набора студентов

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель проректора

по учебной и

воспитательной работе

Заместитель проректора

по учебной и

воспитательной работе

Директор Правового департамента

И. о. директора департамента

управления персоналом

Должностная инструкция администратора детского центра

Общее положения
1.1. Администратор детского центра назначается на основании приказа директора.
1.2. Администратор детского центра подчиняется непосредственно директору.
1.3. В своей деятельности администратор детского центра руководствуется Конституцией Российской Федерации, Кодексом законов о труде Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании» Типовым положением об общеобразовательном учреждении,Гражданским кодексом Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации, а так же Уставом и локальными правовыми детского центра.

Функции
Основными направлениями деятельности администратор детского центра являются:
2.1.Организация воспитательно-образовательного процесса и руководства им в соответствии с Уставом детского центра и законодательством Российской Федерации.

Должностные обязанности
Администратор детского центра выполняет следующие должностные обязанности:
3.1.Организует:
-выполнение всеми участниками воспитательно-образовательного процесса расписание, кружков секций и т.п.;
-деятельность сотрудников и учащихся детского центра в случае непредвиденных ситуаций;
-в случае необходимости, вызов и деятельность аварийных служб;
3.2.Координирует:
-совместную деятельность сотрудников и учащихся, аварийных и специальных служб в случае непредвиденных ситуаций;
3.3.Руководит в случае непредвиденных ситуаций:
-организацией работы аварийных и специальных групп;
-организацие6й деятельности сотрудников и учащихся;
-эвакуацией сотрудников и учащихся;
3.4.Контролирует:
-выполнение правил внутреннего трудового распорядка и режима работы сотрудниками;
-правил поведения для учащихся;
-соблюдение расписание кружков, секций и т.п. всеми участниками образовательного процесса4
3.5.Корректирует:
-расписание, кружков, секций, и т.п. в случае непредвиденных ситуаций;
3.6.Консультирует:
-сотрудников, учащихся, их родителей (законных представителей) по вопросам организации воспитательно-образовательного процесса;
3.7.Обеспечивает:
-эффективное взаимодействие с органами местного самоуправления, родителями (законными представителями), аварийными и специальными службами в случае непредвиденных ситуаций;
-получение письменного объяснения о причинах нарушения режима работы и расписания занятий у всех участников образовательного процесса;

Права
Администратор детского центра имеет право в пределах своей компетенции:
4.1.Принимать любые управленческие решения, касающиеся организации воспитательно - оразовательного процесса;
4.2.Требовать от сотрудников соблюдения режима работы, правил внутреннего трудового распорядка, расписания кружков, секций и т.п.
4.3.Давать обязательные распоряжения сотрудникам;
4.4.Привлекать к дисциплинарной ответственности обучающихся за проступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, установленном правилами о поощрениях и взысканиях;
4.5.Представлять к дисциплинарной ответственности сотрудников;
4.6.Представлять сотрудников и учащихся к поощрению.

Ответственность.
5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав.
5.2.За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и психическим насилием над личностью обучающегося, администратор детского центра может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудовым законодательством и законом РФ «Об образовании».
5.3.За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических правил организации образовательного, учебного и хозяйственного процессов администратор привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.
5.4.За виновное причинение центру или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей администратор детского центра несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и гражданским законодательством.

Взаимоотношение. Связи по должности
Администратор детского центра:
6.1.Работает по графику,утвержденному директором;
6.2.Информирует директора и соответствующие службы о всех чрезвычайных происшествиях, связанных с жизнью и здоровьем детей.

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность администратора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Администратор относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.6. Администратор должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
правила и методы организации обслуживания посетителей;
виды оказываемых услуг;
основы экономики, организации труда и управления;
основы маркетинга и организации рекламы;
планировку и порядок оформления помещений и витрин;
основы эстетики и социальной психологии;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

1.7. В период временного отсутствия администратора его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Администратор обязан осуществлять следующие функции:

2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

В случае служебной необходимости администратор может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Администратор имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию администратора.

3.5. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности администратора.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Администратор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы администратора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы администратора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы администратора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Администратору для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.

Кто такой администратор?

Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.

То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.

Кто может стать администратором?

В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.

Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.

Как правильно составить должностную инструкцию?

Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.

Зачастую такой документ имеет четыре пункта:

Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.

Образец должностной инструкции

Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.

I. Общие положения

Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
Администратор должен уметь:

правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.

II. Обязанности

Администратор обязан:

Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.

III. Права

Данный специалист имеет право:

Интересоваться всеми решения руководства, связанными как с внутренней, так и с внешней политикой организации.
Вносить свои предложения по улучшению работоспособности персонала.
Требовать соблюдения всех норм и правил, установленных данным документом, а также трудовым кодексом Российской Федерации.
Принимать решения, руководствуясь собственными соображениями, если они не противоречат данному соглашению.

IV. Ответственность

К администратору могут быть применены следующие взыскания:

За невыполнение распоряжений руководства сотрудник может быть привлечен к административной ответственности.
За злостные нарушения дисциплины и халатность администратор может быть понижен в должности, вплоть до увольнения.

Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.

Должностные обязанности администратора магазина

Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:

улучшение работы продавцов;
разработку маркетинговых приемов;
контроль над качеством товара.

Должностные обязанности администратора ресторана

Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.

Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:

организация слаженной работы персонала;
общение с клиентами;
создание благоприятной атмосферы в помещении;
предоставление информации касательно меню и работы шеф-повара.

Отельный бизнес

Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.

Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:

обеспечивать комфорт постояльцев;
предоставлять информацию касательно проживания в отеле, местной кухни, достопримечательностей и так далее;
следить за чистотой в холле, номерах, коридорах;
вести учет бронирования мест;
наблюдать за эффективностью работы персонала и при необходимости вносить нужные корректировки.

Особая категория администраторов

Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.

Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.